Прайс лист

г. Хабаровск, ул. Халтурина, 4а
+7 (4212) 54-45-55, 62-29-38
gousev@yandex.ru
Статьи >>Современный подход к уничтожению документов

Современный подход к уничтожению документов

Современный подход к уничтожению документовУтилизация документов – важная составляющая делопроизводства. Выдержав положенные сроки, деловые бумаги подлежат уничтожению для предупреждения:

  • Утечки важной информации.
  • Раскрытия содержания коммерческой тайны.
  • Обнародования персональных данных работников.
  • Нарушения требований законодательства.

Основной документальный массив составляют формы бухгалтерии предприятий, хранение которых является обязательным в течение 5 лет. Срок архивации необходим для подтверждения правильности ведения учета и расчетов с бюджетом. Исключение составляют формы по выплатам работникам, период сохранности которых составляет 75 лет.

Процедура утилизации сопровождается исполнением порядка, установленного требованиями Основных правил работы архивов организаций, содержащих:

  • Состав и группировка данных, необходимых для утилизации (пункт 2.4.5. Правил). Списанию подлежат группы однородных бланков или сшитых дел без указания подробных реквизитов.
  • Форму актов, сопровождающих уничтожение документов бумажного и электронного вида. Бланк используется для процедур предприятий в качестве рекомендованной формы.

Утилизации подлежат дела и бумаги, срок действия или хранения которых истекли по состоянию на начало года.

Ликвидация деловых бумаг силами предприятия

Уничтожение документов требует значительной траты времени и отвлечения работников от непосредственных обязанностей. Для проведения процедуры создается комиссия в составе 3 или более человек, включая председателя. Ответственным лицам потребуется:

  • Определить дела и отдельные бумаги, подлежащие утилизации.
  • Составить реестр и акт.
  • Выбрать способ ликвидации и реализовать его.

Предприятие имеет возможность самостоятельно выбрать вариант утилизации – вывести за территорию и закопать, сжечь, использовать шредер или применить иной способ. Особое внимание уделяется формам с грифом секретности, подготовка к ликвидации которых требует подробного описания.

Утилизация специализированными службами

Наименее затратный и трудоемкий способ – приглашение компании, оказывающей услуги утилизации:

  • Архива, представленного на любых носителях.
  • Материалов секретного характера.
  • Бланков, книг, журналов или папок любого формата и толщины.

В Хабаровске такие услуги предлагает ООО «Хабаровск-тара». Утилизация секретной документации производится методом гидроразбивания. Бумажную массу измельчают с увлажнением до пастообразного состояния.

Процедура уничтожения осуществляется в присутствии ответственного лица предприятия. Для бумаг повышенной секретности при участии представителя оформляется акт с подробным описанием перечня, нумерации дел, количества листов.

Компания «Хабаровск-тара» гарантирует безвозвратность, невозможность восстановления документов и полное сохранение конфиденциальности.