Современный подход к уничтожению документов

Утилизация документов – важная составляющая делопроизводства. Выдержав положенные сроки, деловые бумаги подлежат уничтожению для предупреждения:

• Утечки важной информации.
• Раскрытия содержания коммерческой тайны.
• Обнародования персональных данных работников.
• Нарушения требований законодательства.

Основной документальный массив составляют формы бухгалтерии предприятий, хранение которых является обязательным в течение 5 лет. Срок архивации необходим для подтверждения правильности ведения учета и расчетов с бюджетом. Исключение составляют формы по выплатам работникам, период сохранности которых составляет 75 лет.

Процедура утилизации сопровождается исполнением порядка, установленного требованиями Основных правил работы архивов организаций, содержащих:

• Состав и группировка данных, необходимых для утилизации (пункт 2.4.5. Правил). Списанию подлежат группы однородных бланков или сшитых дел без указания подробных реквизитов.
• Форму актов, сопровождающих уничтожение документов бумажного и электронного вида. Бланк используется для процедур предприятий в качестве рекомендованной формы.

Утилизации подлежат дела и бумаги, срок действия или хранения которых истекли по состоянию на начало года.

Ликвидация деловых бумаг силами предприятия

Уничтожение документов требует значительной траты времени и отвлечения работников от непосредственных обязанностей. Для проведения процедуры создается комиссия в составе 3 или более человек, включая председателя. Ответственным лицам потребуется:

• Определить дела и отдельные бумаги, подлежащие утилизации.
• Составить реестр и акт.
• Выбрать способ ликвидации и реализовать его.

Предприятие имеет возможность самостоятельно выбрать вариант утилизации – вывести за территорию и закопать, сжечь, использовать шредер или применить иной способ. Особое внимание уделяется формам с грифом секретности, подготовка к ликвидации которых требует подробного описания.

Утилизация специализированными службами

Наименее затратный и трудоемкий способ – приглашение компании, оказывающей услуги утилизации:

• Архива, представленного на любых носителях.
• Материалов секретного характера.
• Бланков, книг, журналов или папок любого формата и толщины.

В Хабаровске такие услуги предлагает ООО «Хабаровск-тара». Утилизация секретной документации производится методом гидроразбивания. Бумажную массу измельчают с увлажнением до пастообразного состояния.

Процедура уничтожения осуществляется в присутствии ответственного лица предприятия. Для бумаг повышенной секретности при участии представителя оформляется акт с подробным описанием перечня, нумерации дел, количества листов.

Компания «Хабаровск-тара» гарантирует безвозвратность, невозможность восстановления документов и полное сохранение конфиденциальности.